Si riporta di seguito il Decreto del Presidente del Consiglio del Comune di Villa San Giovanni con oggetto: Disposizioni temporanee nell’emergenza epidemiologica COVID-19 per il funzionamento degli organi istituzionali. Criteri per lo svolgimento delle sedute del Consiglio comunale in videoconferenza ai sensi del Decreto- Legge n. 18 del 17 marzo 2020, art. 73.
IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO COMUNALE
VISTA la delibera del Consiglio dei ministri del 31 gennaio 2020, recante “Dichiarazione dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili” con la quale e’ stato dichiarato, per sei mesi, lo stato di emergenza sul territorio nazionale per il rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili;
VISTO il Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18 recante “Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID – 19”;
VISTO in particolare l’art. 73 c. I (Semplificazioni in materia di organi collegiali), che prevede quanto segue:
1 . Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID -19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.
VISTO lo Statuto art. 3 che prevede quanto segue al comma 3:
1. La sede del Comune è posta in Villa San Giovanni, via Nazionale, n. 625. Le adunanze degli organi collegiali si svolgono nella sede comunale; in caso del tutto eccezionale e per particolari esigenze, la giunta comunale ed il consiglio comunale possono riunirsi anche in luoghi diversi dalla propria sede. In tali ipotesi il provvedimento di scelta del luogo di riunione è di competenza del sindaco.
DATO ATTO che questa Amministrazione non è dotata di un Regolamento che disciplina le sedute di Consiglio comunale in modalità di videoconferenza;
RITENUTO pertanto necessario, ai sensi del sopra citato D.L. n. 18/2020, nel rispetto delle obbligatorie cautele sanitarie prescritte dal Governo e dalle autorità sanitarie, adottare misure atte a garantire lo svolgimento dei lavori del Consiglio comunale, prevedendo e disciplinando la modalità di svolgimento delle sedute del Consiglio comunale e delle riunioni istituzionali preparatorie allo stesso, quali conferenza dei Capigruppo e Commissioni consiliari, in modalità telematica mediante videoconferenza, per tutta la durata dello stato di emergenza, nel rispetto del metodo collegiale tipico dell’organo elettivo, assicurando l’esercizio delle prerogative dei consiglieri, nonché l’applicazione, nei limiti della compatibilità, dello Statuto e del regolamento del consiglio comunale vigenti;
CONSIDERATO che risulta altresì necessario, al fine di garantire il buon andamento, efficacia e tempestività dell’azione amministrativa del Comune di Villa San Giovanni, definire i criteri di trasparenza e tracciabilità per lo svolgimento delle sedute del Consiglio comunale in videoconferenza;
RILEVATO che il Comune di Villa San Giovanni ha predisposto la possibilità di riunirsi in videoconferenza;
VISTI gli artt. 38, 39, 42, 43, 44 e 97 T.U.E.L., D.Lgs. n. 267/2000, recanti disposizioni in materia di nomina, composizione e competenze del Consiglio Comunale, nonché ruolo e funzioni dei segretari comunali e provinciali;
DISPONE
1) E’ approvata, per le motivazioni citate in premessa e nelle prerogative del Presidente del Consiglio Comunale, la modalità di svolgimento in videoconferenza delle sedute del Consiglio comunale e per analogia della conferenza dei Capigruppo e delle Commissioni consiliari, per tutta la durata dell’emergenza sanitaria, in relazione all’esigenza di garantire la funzionalità degli organi istituzionali dell’ Amministrazione.
2) Sono approvati i seguenti criteri relativi alle sedute del Consiglio comunale in videoconferenza:
ART. 1 – Principi generali
Le sedute istituzionali degli organi consiliari possono svolgersi nel periodo di emergenza sanitaria mediante la modalità telematica della videoconferenza, con la partecipazione a distanza anche di tutti i componenti, compreso il Segretario Generale, in assenza, il Vice Segretario Vicario; e gli uffici di supporto, con la possibilità di intervenire da luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, nel rispetto del metodo collegiale tipico dell’organo elettivo, assicurando l’esercizio delle prerogative dei consiglieri, nonché l’applicazione, nei limiti della compatibilità, dello Statuto e del regolamento del consiglio comunale vigente.
ART. 2 – Condizioni per lo svolgimento delle sedute in videoconferenza
Per videoconferenza si intende l’utilizzo di canali elettronici finalizzato a facilitare la comunicazione tra gruppi di persone situate contemporaneamente in due o più luoghi diversi, attraverso modalità telematiche audio-video compresenti. Non sono pertanto ammesse modalità di partecipazione in modalità di solo audio. Il collegamento in videoconferenza, ai fini della validità della seduta, deve essere idoneo a:
– consentire al Presidente ed al Segretario Generale, ognuno per la propria competenza, di accertare con sicurezza l’identità degli amministratori che partecipano ed intervengono in videoconferenza;
– assicurare al Presidente ed al Segretario Generale, ognuno per la propria competenza, di regolare il legittimo e corretto svolgimento dell’adunanza, nonché la possibilità di constatare con chiarezza i voti espressi e proclamare i risultati delle votazioni;
– consentire al Presidente ed al Segretario Generale, ognuno per la propria competenza, di percepire appieno quanto accade e viene deliberato nel corso della seduta del Consiglio comunale;
– consentire a tutti i componenti, di partecipare alla discussione ovvero alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno;
– assicurare la piena conformità delle attività del Consiglio al regolamento del consiglio comunale, nei limiti della compatibilità con la modalità telematica prescelta.
ART. 3 – Criteri e disposizioni per le sedute in videoconferenza
Sono adottati i seguenti criteri per la realizzazione delle sedute di Consiglio comunale in videoconferenza ed a distanza:
1) il Presidente del Consiglio, ovvero chi presiede la seduta (Vice Presidenti), garantisce la propria presenza fisica nella sala istituzionale che viene indicata di volta in volta nella nota di convocazione della seduta recante l’ordine del giorno; in ogni caso la seduta si considera svolta nel luogo ove si trova il Presidente dell ‘ assemblea, ovvero chi lo sostituisce; la nota di convocazione della seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza;
2) per sale istituzionali si intendono anche le sale di tele presenza e le sale attrezzate con strumentazione idonea alla videoconferenza eventualmente presenti presso la sede dell’ ente;
3) la seduta in videoconferenza è valida anche se eventualmente presieduta da sedi diverse da quelle del Comune, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza, pertanto in tal caso la sede è virtuale; la seduta può anche avvenire eventualmente solo in videoconferenza, senza alcun componente presso la sede del Comune. Tale modalità va indicata nell’avviso di convocazione;
4) i consiglieri convocati alla seduta, il Segretario Generale e gli uffici di supporto, possono partecipare alla seduta collegandosi in videoconferenza con la sala ove si svolge la riunione da luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, ovvero presenziando nelle sale di tele presenza o eventualmente sale attrezzate con strumentazione idonea, nel rispetto delle misure di sicurezza per il contenimento del contagio;
5) al momento della convocazione della seduta in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le indicazioni per le modalità di accesso alla piattaforma informatica individuata per il collegamento in videoconferenza. L’utilizzo del sistema di videoconferenza potrà avvenire tramite strumenti eventualmente messi a disposizione dall’Amministrazione o tramite strumenti e dispositivi messi a disposizione direttamente dagli interessati, idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza. A tal fine ogni componente dell’organo consiliare dovrà, prima della seduta, comunicare formalmente idoneo contatto informatico da utilizzare;
6) la presenza dei consiglieri alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, ovvero in modalità attiva e contemporanea di video e audio, secondo le modalità indicate nel presente atto;
7) la pubblicità della seduta, qualora non possa avvenire la diretta streaming, potrà essere garantita mediante la pubblicazione in tempi differiti, sul portale medesimo, della ripresa integrale dei lavori;
8) per il computo del numero legale — quorum strutturale -si considerano presenti i componenti il consiglio collegati in videoconferenza.
ART. 4 — Partecipazione alla seduta
La presenza dei componenti del Consiglio è accertata dal Presidente della seduta, assistito dal Segretario Generale, mediante appello nominale dei consiglieri che consente la verifica degli accessi dai quali risultano collegati in videoconferenza, e la visione degli stessi dinanzi al proprio dispositivo di collegamento al fine di identificare con certezza audio-visiva i partecipanti alla riunione.
La presenza assicurata in tali modalità è valida ai fini della percezione del gettone di presenza, nonché dell’eventuale attestazione delle modalità di espletamento del mandato per la fruizione dei permessi per assentarsi dal lavoro. Alla seduta in videoconferenza possono partecipare, i dirigenti e collaboratori a supporto, il Revisore dei Conti, nei termini di cui al regolamento del consiglio ed allo statuto.
ART. 5 – Apertura e chiusura della seduta
La seduta si intende aperta nell ‘ ora in cui il Presidente assistito dal Segretario Generale ha provveduto all’ appello dei presenti; viene dato espressamente atto a verbale di ciascun provvedimento adottato nella seduta in modalità di videoconferenza.
La seduta, dopo l’appello nominale, è dichiarata dal Presidente valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento consiliare, dallo statuto, dalla legge. La seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Presidente dell’ora di chiusura.
ART. 6 – Interventi nel corso della seduta. Metodologia e regolazione
La documentazione degli argomenti posti all’ordine del giorno delle sedute viene messa a disposizione dei Consiglieri comunali secondo le ordinarie modalità. Le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, esponendo ai tutti i presenti in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi.
Qualora un Consigliere intenda chiedere la parola al Presidente, prenota l’intervento dandone comunicazione in forma scritta tramite gli strumenti (chat) messi a disposizione dal sistema operativo di videoconferenza, specificando la natura della richiesta (quali, ad esempio: “richiamo al regolamento”, “intervento in discussione” “dichiarazione di voto”, ecc.) o utilizzando formule che tale natura, a norma di Regolamento, renda comunque manifesta.
Il Presidente, dopo aver dichiarata aperta l’iscrizione, accorda la parola tenendo conto delle prenotazioni effettuate in forma scritta nei predetti spazi (chat) del sistema di videoconferenza.
La votazione avviene per appello nominale dei soli consiglieri collegati in videoconferenza e voto palese mediante espressa dichiarazione in forma audio-video da parte di ciascun consigliere.
I consiglieri dovranno esprimere la votazione anche per iscritto tramite chat prevista nel sistema di videoconferenza.
In caso di difformità tra il voto espresso vocalmente, in modalità audio-video, e quello risultante scritto tramite chat, verrà ritenuto valido il voto espresso vocalmente, in modalità audio-video. Al termine di ciascuna votazione il Presidente ne dichiara l’ esito.
Salvo che al momento in cui il Presidente conferisca la parola, al fine di consentire l’ordinato svolgimento dei lavori, durante ogni riunione, i Consiglieri e gli Uffici che prestano attività di supporto assicurano che il proprio microfono sia disattivato.
In caso di inosservanza delle disposizioni di cui al comma precedente, il Presidente, dopo aver richiamato coloro che se ne rendano autori, può disporre la disattivazione del microfono.
ART, 7 — Utilizzo dell’account
Ciascun Consigliere o altro soggetto chiamato a partecipare alle riunioni telematiche è personalmente responsabile dell’utilizzo non corretto, anche da parte di terzi, del proprio account di accesso al sistema operativo di videoconferenza (piattaforma).
ART. 8 — Sospensione della seduta per ragioni tecniche
In caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello nominale e secondo le modalità sopra indicate.
ART. 9 — Conferenza dei capigruppo c Commissioni consiliari
Per le sedute relative alla Conferenza dei Capigruppo e alle Commissioni consiliari, le precedenti prescrizioni e regole si applicano per quanto compatibili tenuto conto della specificità delle stesse. Le sedute delle Commissioni consiliari devono essere registrate ai sensi del vigente Regolamento del Consiglio comunale. Il file di registrazione della seduta costituisce verbale della riunione e sarà pubblicato.
ART. 10 – Norme finali
Per quanto non espressamente previsto nel presente atto, nei limiti della compatibilità, si applicano lo statuto ed il regolamento del consiglio comunale.
DISPONE altresì
1) Inviare il presente atto a S.E. il Prefetto di Reggio di Calabria, al Sindaco, al Segretario Comunale, ai Consiglieri Comunali ed ai Dirigenti.
2) Il presente provvedimento ha validità fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020, fatti salvi ulteriori provvedimenti di proroga di tale stato, ovvero fino alla vigenza dell’art. 73 decreto legge 18/2020
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